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使用 Google 脚本创建和/或更新邮件合并 Google 文档

 2023-02-22  120

关键词：

【中文标题】使用 Google 脚本创建和/或更新邮件合并 Google 文档【英文标题】：Creating and/or update mail merge Google document using Google Script 【发布时间】：2021-03-11 21:21:16 【问题描述】：

(Continuation of another thread)

我目前有一个 Google 表格，其中包含要使用模板文件合并到 Google 文档中的数据行。每行都将根据模板的布局生成一个新的 Google 文档。我当前正在运行的脚本将检查是否已经存在与 Google 表格行相关的文件（使用标题单元格进行匹配）。如果是这样，那么它将被删除，并在其位置创建一个新文档，其中包含在 Google 表格中所做的所有更改。如果它不存在，将创建一个新文档。

但是，我现在需要从外部网站链接到这些 Google 文档。使用当前脚本，这意味着如果对电子表格中的一行进行了更改，则相应的文档将被删除并重新创建，连同它的 URL，从而使网站链接无用，需要手动更改。

因此，理想情况下，我想要实现的不是删除和重新创建文档，而是更新同一个文档（如果它已经存在）。这样，文档会得到更新，并且 URL 将始终保持不变。

目前的脚本是这样的

    /*###################################################################
 * Create multiple versions of a document based on Google Sheet Data
 * and a Google Doc Template (Mailmerge)
 *###################################################################
 */

/*###################################################################
 * Main run file sets up variables for insertion into the mailMerge() 
 * function. 
 */
function mergeSheetDoc() 
  const TEMPLATE_ID = '16YfyeDjGDp-88McAtLCQQyZ1xz4QX5zEKAS09SaLkJI';//Add your Google Doc template ID
  const SS_ID = '1C5gtJCSzHMuSz-oVWEItl2EUVRDwF5iH_RVr6BxLkOU'; // Add your Google Sheet ID
  const SHEET_NAME = "data"; // Add your Google Sheet Tab name
  const MAPPED = mappedDocToSheet; // Go to Map.gs to update
  const FILE_NAME = ["Titre de la formation"] // Header IDs from your Sheet. Change to make your own file name.
  
  docMerge(TEMPLATE_ID,SS_ID,SHEET_NAME,MAPPED, FILE_NAME);



/** ###################################################################
 * Merges data from a Google Sheet into a newly created doc based on a 
 * Google Doc template. 
 * 
 * param string templateID: The id from the Google Doc template. 
 * param string ssID: The id of the Google Sheet. 
 * param string sheetName: the name of the sheet tab you are referencing.
 * param object mapped: Object array of data you mapped from your Doc template against your Google Sheet headers
 * param array fileNameDara: An array of data used to generate the file name. 
 * param string rowLen: (optional) If you want to add a number rows to create your merged documents.  
 */ 
function docMerge(templateID,ssID, sheetName, mapped, fileNameData, rowLen = "auto")
  //Get the Spreadsheet and sheet tab
  const ss = SpreadsheetApp.openById(ssID);
  const sheet = ss.getSheetByName(sheetName);
  
  //Get number of rows to process
  rowLen = (rowLen = "auto") ? getRowLen() : rowLen;
  
  //Gets the range of data in the sheet then grabs the values of the range
  const range = sheet.getRange(1,1,rowLen,sheet.getDataRange().getNumColumns());
  const matrix = range.getValues();
  
  // Searches the file mapped object and finds the corresponding number returns the column number in an array.
  const fileNameRows = getFileNameRows()
  
  
  //Loops through each row of the sheet grabbing the data from each row and putting it into a new doc.
  for(let i = 1; i < rowLen; i++)
    let row = matrix[i];
    //Get the title for the file.
    let fileName = buildFileName(row);
   
    //This query parameter will search for an exact match of the filename with Doc file type
  let params = "title='"+fileName+"' and mimeType = 'application/vnd.google-apps.document'"
    let files = DriveApp.searchFiles(params);

    if(files.hasNext())
      while (files.hasNext()) 
        //Filename exist
        var file = files.next();


        //Create a new file
        var tmpDoc = DriveApp.getFileById(templateID).makeCopy("tempfile");
        //Update the file
        updateFileData(row, tmpDoc.getId());

        //Copy contents of the new file to the existing file
        copyFileData(tmpDoc.getId(), file.getId());

        //Delete temporary file
        tmpDoc.setTrashed(true);
      
    else
      //Create a new file
      let newDoc = DriveApp.getFileById(templateID).makeCopy(fileName);
    
      updateFileData(row, newDoc.getId());
    
  
  
;

  function copyFileData(sourceDoc, destinationDoc)
   var srcParagraph = DocumentApp.openById(sourceDoc).getBody().getParagraphs();
   var dstParagraph = DocumentApp.openById(destinationDoc).getBody().getParagraphs();
   
   for(var i = 0; i<dstParagraph.length; i++)

      //Paragraph Index of description and suivantes information
      if(i==5||i==21)
        
        dstParagraph[i].editAsText().setText(srcParagraph[i].editAsText().getText());
        dstParagraph[i].setAttributes(srcParagraph[i].getAttributes());
        dstParagraph[i].setLeftToRight(true);
        dstParagraph[i].setIndentFirstLine(srcParagraph[i].getIndentFirstLine());
        dstParagraph[i].setIndentStart(srcParagraph[i].getIndentStart());
        dstParagraph[i].editAsText().setFontSize(srcParagraph[i].editAsText().getFontSize());

此代码还引用了一个映射脚本，可在此处找到

https://textuploader.com/18xic

【问题讨论】：

【参考方案1】：

解决方法总结：

如果文件名已经存在，则创建一个临时文档，用于替换模板文档中的 textId 标签将临时文档的段落文本和属性复制到现有文档中。

示例修改代码：

仅包含修改/新功能。

function docMerge(templateID,ssID, sheetName, mapped, fileNameData, rowLen = "auto")
  //Get the Spreadsheet and sheet tab
  const ss = SpreadsheetApp.openById(ssID);
  const sheet = ss.getSheetByName(sheetName);
  
  //Get number of rows to process
  rowLen = (rowLen = "auto") ? getRowLen() : rowLen;
  
  //Gets the range of data in the sheet then grabs the values of the range
  const range = sheet.getRange(1,1,rowLen,sheet.getDataRange().getNumColumns());
  const matrix = range.getValues();
  
  // Searches the file mapped object and finds the corresponding number returns the column number in an array.
  const fileNameRows = getFileNameRows()
  
  
  //Loops through each row of the sheet grabbing the data from each row and putting it into a new doc.
  for(let i = 1; i < rowLen; i++)
    let row = matrix[i];
    //Get the title for the file.
    let fileName = buildFileName(row);
   
    //This query parameter will search for an exact match of the filename with Doc file type
  let params = "title='"+fileName+"' and mimeType = 'application/vnd.google-apps.document'"
    let files = DriveApp.searchFiles(params);

    if(files.hasNext())
      while (files.hasNext()) 
        //Filename exist
        var file = files.next();


        //Create a new file
        var tmpDoc = DriveApp.getFileById(templateID).makeCopy("tempfile");
        //Update the file
        updateFileData(row, tmpDoc.getId());

        //Copy contents of the new file to the existing file
        copyFileData(tmpDoc.getId(), file.getId());

        //Delete temporary file
        tmpDoc.setTrashed(true);
      
    else
      //Create a new file
      let newDoc = DriveApp.getFileById(templateID).makeCopy(fileName);
    
      updateFileData(row, newDoc.getId());
    
  
  ;
 
 function copyFileData(sourceDoc, destinationDoc)
   var srcParagraph = DocumentApp.openById(sourceDoc).getBody().getParagraphs();
   var dstParagraph = DocumentApp.openById(destinationDoc).getBody().getParagraphs();
   
   for(var i = 0; i<dstParagraph.length; i++)

      //Paragraph Index of description and suivantes information
      if(i==5||i==21)
        
        dstParagraph[i].editAsText().setText(srcParagraph[i].editAsText().getText());
        dstParagraph[i].setAttributes(srcParagraph[i].getAttributes());
        dstParagraph[i].setLeftToRight(true);
        dstParagraph[i].setIndentFirstLine(srcParagraph[i].getIndentFirstLine());
        dstParagraph[i].setIndentStart(srcParagraph[i].getIndentStart());
        dstParagraph[i].editAsText().setFontSize(srcParagraph[i].editAsText().getFontSize());

它有什么作用？

如果找到文件名，请根据电子表格中的更新信息创建一个临时文档将临时文档中的特定段落复制到现有文档中使用setTrashed()方法删除临时文档。

【讨论】：

我似乎遇到了 docMerge 或 mergeSheetDoc 的以下错误“ReferenceError: getRowLen is not defined”。我已经修改了我的初始帖子以显示脚本我的结束你需要包括你所有的功能，我没有把完整的代码放在答案中。我刚刚修改了 docMerge() 并定义了一个新函数 copyFileData() 我明白了，我可以看到它在工作，这太棒了。我现在将测试多行并进行测试，以便它为新行创建文档注意，如果您遇到任何其他问题，请告诉我似乎为新行创建新文档并使用更新的内容更新现有文档。它完全按照我的需要工作。再次感谢你。我非常感激。很高兴看到它工作。赞成并接受回答:)

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